当サイトにも割りと多く寄せられるお問い合わせの一つがこの質問です。これは一概にどちらがお得かは言い切れません。
なぜなら、最適な複合機とは、お客様の会社の業務形態や職種、従業員人数や印刷枚数など多岐に渡るためそれぞれのポイントを絞って見ていかなければならないからです。複合機は高価な買い物です。自社に合わない複合機を選んでしまわないためにもしっかりと見極めることが重要です。
【ポイント１】月間印刷枚数
複合機を新規で導入する場合や、入れ替えの場合、ほとんどの方が真っ先に考えるのはそう「ランニングコスト」のことです。一般的な小型複合機というのは、基本的にはSOHO向けに作られています。ビジネスとしても使えることは使えるのですが、業務用の複合機と比較するとランニングコストが高くなってしまう可能性があります。例えばインク代です。
小型複合機のインクの場合
家電量販店などで販売されている小型複合機は、トナーもインクも多くが同じ売り場で販売されています。インクやトナーが無くなったら都度、家電量販店に足を運び購入・補充をしなければなりません。余計なランニングコストはかかりませんが、買いに行った際に売り切れが発生していたり、うっかり買い忘れてしまうというリスクも。
業務用複合機のトナーの場合
業務用複合機の場合は、複合機の契約時に保守契約も同時に契約していれば、無くなる頃を見計らって販売店からトナーが届く仕組みです(※一概にすべての販売店で行っているわけではありませんが…)。また、保守はメーカーに完全委託している販売店であれば、メーカーからトナーが届きます。 カウンター契約の場合、1枚印刷ごとに料金が設定されているためランニングコストは発生しますが、「やばい！いきなりトナーが切れた！印刷できない！」といった自体を避けることができるのです。
この業界でよく言われていることは、月間の印刷枚数が500枚以上なら業務用の複合機の方がお得になるケースが多くなります。
【ポイント２】修理について
家電量販店の小型複合機と業務用の複合機の大きな違いとしてあげられるのが「修理体制」です。
小型の複合機の保証
小型複合機の保証は数年単位で設定されており、その間に故障が起きた場合はメーカー対応が可能というものが多いです。多くは１～２年でしょう。しかし、保証期間が切れてからの修理は、有償対応になってしまうため要注意です。導入コストが低い分、修理費用が高額に…！なんて例も。
もう一つ、小型複合機の場合で気をつけなければならないことは、修理方法です。小型複合機の場合、修理時にはメーカーに本体を送ったり、持ち込んだりするケースが多いため、訪問修理は別途費用が発生してしまうことが多くあります。
業務用複合機の保守契約
業務用複合機の保守契約になると、保守契約期間中の突発的な出費はほとんど無くなります。修理も基本的には訪問対応なので、万が一のときにも電話1本でサービスマンが駆けつけてくれます。業務用複合機は、それ1台だけでオフィス内の様々な役割を果たしてくれています。だからこそ、安心して使っていける環境を用意することが非常に大切です。
小型複合機にも業務用複合機にもそれぞれメリットとデメリットがあります。自社の業務内容や印刷枚数を把握し、最適な1台をお選びください。
