業務用のコピー機は、オフィス内の業務を効率よく行うのに欠かせないOA機器です。しかし、その多機能ゆえにコピー機の価格も決して安いものではありません。
コピー機のような「一括ではなかなか払えないOA機器」に対して、イニシャルコストをかけずに導入する方法としてよく利用されるのがリース契約です。
このページでは、意外と知られていないリース契約についてと、メリット・注意点をまとめてみました。
リース契約
リース契約について簡単にまとめると、『リース会社がユーザーに代わってコピー機を購入し、その物件代金の分割料金＋α（諸経費等）を月々のリース料金として支払う』ということです。
「毎月定額料金を支払う」「コピー機の所有権はリース会社にある」という点ではレンタル契約と同じですが、リースにはレンタルにないメリットがあるので、会社規模関係なく利用しやすいのが特徴です。
コピー機をリース契約するメリット
コピー機をリース契約で導入するメリットは下記の通りです。
【メリット1】新品の複合機を機種指定で購入できる
レンタル契約は基本的に、「レンタル会社が所有しているコピー機をユーザーに貸し出す」形式のため、そのほとんどはレンタル会社所有の中古機であり、メーカー・機種の指定は出来ません。
リース契約の場合は、ユーザーの代わりにリース会社が物件を購入するので、「メーカー・機種の指定が可能」です。
【メリット2】初期費用が安くなる
通常コピー機を購入するとなると、数十万円の予算を確保しなければならず、なかなか導入に踏み切れないケースもあります。 リース契約であれば、費用は月々の定額支払のみとなりますので、予算を確保する必要はありません。
イニシャルコストがかからないという点は、新規開業されるユーザーにとって強い味方となっています。
【メリット3】複合機に関する煩わしい事務処理がなくなる
コピー機は固定資産の対象となりますので、ユーザーが所有権を持つ場合は固定資産税・減価償却費・動産保険などの事務処理が発生します。毎年コピー機に関する減価償却等の手続を行う必要があり、大変手間がかかります。
リース契約の場合は、所有権はリース会社にあるため、煩わしい事務処理はリース会社が行いますので、ユーザーの負担が大幅に軽減されます。
【メリット4】ランニングコストの把握が容易になる
固定資産税や減価償却費は、コピー機の使用年数に応じて年度ごとに計算する必要があり、複雑な財務処理を行う必要があります。 リース契約は、期間満了となるまで毎月の子定額を経費として処理が可能です。支払額も一定ですので、ランニングコストの把握が簡単です。
【メリット5】複合機の陳腐化を防ぐ
コピー機をはじめとしたOA機器は、性能の向上や機能の追加などの進化が早く、使用中の機種はすぐに陳腐化してしまいがちです。また、長年使用していくと故障といったトラブルも増えてきます。
リース契約は基本的に「法律で定められた物件の耐用年数に応じてリース期間を設定」します。 これによってリース満了と共に最新のコピー機に機器を入れ替えることができ、型落ちや陳腐化を防ぐことが可能です。
【メリット6】レンタル契約よりも安くなる
リースとレンタルは共に毎月固定費を支払いますが、レンタル契約は契約年数が決まっておらず、いつでも解約が可能であり、かつ修理等の保守はレンタル会社が受け持つことが多いため、レンタル料金は高くなりがちです。
リースは契約年数が決まっているものの、月々の支払額は「コピー機の購入額＋α（固定資産税・手数料など）のみ」となり、総額ではレンタル料金よりも安く済みます。
リース契約の注意点について
メリットが多いリース契約ですが、知っておかなくてはならない注意点もあります。 ただ、リース契約の仕組みを正しく理解していれば、デメリットと感じることはないでしょう。
【注意点1】リース期間中の解約はできない
リース契約の期間中は、原則として解約はできません。 これは「リース会社がユーザーに代わって物件を一括購入している」ので、ユーザーはその全額を支払う義務があるためです。 コピー機をリース会社が先に”立て替えて”くれているわけですから、全額を支払うのが筋というものですよね。
それでも万が一リース契約を解約したいとなった場合は、残りの残債を違約金として一括で支払うこととなります。
【注意点2】一括購入に比べて総額は高くなる
リース料金の内訳は、「物件の代金＋α（固定資産税・動産保険・手数料）」ですので、必然的に一括で購入するよりも総額は高くなります。 ユーザーの代わりに固定資産税や減価償却等の煩わしい手続を代行しているので、相応の金額であるとも考えられます。
【注意点3】リース会社による審査がある
リース契約を結ぶためには、リース会社による審査を受ける必要があります。 リースを予定している企業またはユーザーをリース会社が審査し、リース満了まで支払ができるかどうかの判断を行います。
審査に通れば正式のリース契約が結べますが、何かしらの理由でNGとなる可能性もあります。
【注意点4】リース満了後も所有権はリース会社にある
コピー機の所有権はリース会社にありますので、リースが満了となった際は物件をリース会社に返却するのが一般的です。 同じコピー機を引き続き使いたいのであれば、再リースという形で契約を結ぶことで継続利用が可能です。
ただ、コピー機を5年以上使用すると故障率が上がる上に、新機種のほうが性能面・耐久性・業務効率向上が見込まれますので、 新機種を新たにリース契約したほうが得策といえます。
リース契約で計画的な資産運営を
コピー機のリース契約についてご説明いたしました。自社にとってどの契約がベストなのかをしっかりと確かめた上でコピー機の導入をご検討ください。
コピー機の価格やリース契約について分からないこと等がありましたら、まずはコピー機の販売業者に確認しましょう。
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