業務の効率化や、作業スピードアップのために欠かせない複合機。リース契約や購入、クレジットや、レンタルなど様々な契約形態があります。どの契約形態にもメリット・デメリットが存在するので自社の業務形態や使用頻度などを考慮して決めますが、保守契約のことは意外と知られていないことが多いのです。「1枚印刷するごとに何円かかかるんだよね？」「トナーを購入したら何かあったときの費用に当てられるんだよね？」などざっくりとご理解している方もいらっしゃると思います。本日は複合機の保守契約について徹底解説していきます。
複合機はコピー機能やＦＡＸ機能、スキャナーやプリンターなど複数の機能を併せ持つ機械です。それぞれの機械を個別に所有する必要がなくなるため、月々のランニングコストを抑えられたり、機器ごとに担当が別になったりといった煩わしさも解消できます。しかし、故障して修理が必要になってしまった場合など、一度にすべての機能が使えなくなってしまう恐れもあり、マシンのメンテナンスはとても重要になってきます。
複合機保守契約の種類
カウンター契約
リース契約や中古で購入した場合など多くの企業様でご利用にならている保守形態です。こちらは1枚印刷するごとにカウンター料金が発生し、毎月、その合計金額がリース料金とは別に請求されるという方式です。1枚印刷するごとに発生するカウンター料金以外には基本的に費用が発生しないため、トナー代(インク代)やメンテナンスマンの出張費やメンテナンス代などは無償になるのです。新品の複合機は壊れにくいため、カウンター料金が低めになることがありますが、中古複合機やレンタル機器の場合は何かある場合が新品よりも多いため、カウンター料金も割高になる傾向があります。
トナーキット保守契約(キットトナー保守契約)
ご利用中の複合機専用トナーを使っている間のみ、修理費用などが無料になる方式です。費用を抑えようと、リサイクルトナーを使ってしまうと保守対象外になってしまうので注意が必要です。トナー料金は機械によって異なりますが、大体の目安として3～7万円程度となります。例えば、月1,000枚以上印刷する場合、1枚あたりの印刷費用に直すとカウンター方式よりは割高になります。また、定期的な検診サービスは基本的にありません。1ヶ月の印刷枚数が500枚以下になればこのトナーキット保守契約の恩恵が受けられるはずです。
スポット保守
紙詰まりや故障があった際に都度代金を支払う方式です。新品の複合機リースや購入の場合、販売店からすすめられる場合はほとんど無いと思います。これは３つの保守契約の中で一番割高になってしまうことが多く、お客様にとってメリットが少なくなるためです。もちろん、スポット保守がお客様にとって一番費用を抑えられると販売店が判断すれば提案があります。
